在大數據時代，檔案部門每天面對的檔案數量規模大，并且種類繁多，如何智能化管理數量眾多的檔案，成為檔案管理部門迫在眉睫的問題。檔案館普遍對于實體檔案是否在館缺乏準確了解，缺乏安全管理的機制。人工檔案編目流程繁瑣低效，保密性差，檔案泄露的風險高。本系統利用RFID非接觸無線自動識別技術這一特性，將RFID標簽與實體檔案綁定，實現檔案的智能化入庫、登記、出庫、盤點。大大提高檔案系統的安全性，讓資源得以高效配置、利用，降低檔案管理成本。

3. 系統實現了檔案從入庫、借閱、審核、出庫及其下架等管理，通過對檔案的集中監控管理，把原來由管理員承擔的繁瑣工作量輕便化。
4.智能檔案管理系統配備有后臺界面，資產管理人員登錄后臺，就能掌握檔案的存量，借出數量，日志信息等內容，實現對檔案庫的智能化管理。